Regnskapets hoveddeler - 1 Dokumentasjon
I bestemmelsene i Bokføringsloven og Forskriftene til loven skilles det mellom begrepene
Bestemmelsene om dokumentasjon finnes i Bokførinsglovens §§ 6, 10 og 11, og i Forskriftens kapitler 5 og 6. Det fremgår der at
Dokumentasjon er grunnlaget for bokføringen.
- Dokumentasjonen skal være korrekt og fullstendig, og vise berettigelsen av de bokførte opplysningene.
- Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse.
- Det er krav om toveis kontrollspor for sporbarhet.
Et eksempel på sporbarhet er å etablere referanse fra bilagene i regnskapet tilbake til fakturajournal og den enkelte faktura. Ved å nummerere fakturaen og legge dette inn i regnskapet sammen med de andre opplysningene fra fakturaen, kan fakturaen spores ved å ta utgangspunkt i regnskapet. Motsatt gir referansen muligheten til å ta utgangspunkt i fakturaen for å finne de bokførte opplysningene i regnskapet.
Bestemmelsene skiller mellom primær- og sekundærdokumentasjon:
Primærdokumentasjon skal oppbevares i Norge i 10 år etter regnskapsårets slutt og omfatter:
Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberegning
Bokføringsspesifikasjon (bokføringsjournal)
Kontospesifikasjon (hovedbok)
Kundespesifikasjon (kundereskontro)
Leverandørspesifikasjon (leverandørreskontro)
Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte
Spesifikasjon av merverdiavgift
Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser
Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger (for eksempel bilag og kassaruller)
Dokumentasjon av regnskapssystemet
Dokumentasjon av balansen (f.eks. kontoutdrag fra bank, kassetelling, varetellingslister)
Nummererte brev fra revisor
Sekundærdokumentasjonen skal oppbevares i Norge i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt og omfatter:
Avtaler, med unntak av avtaler av mindre betydning
Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon
Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet
Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift
Dokumentasjon av salg av varer og tjenester (utgående faktura)
Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjon.
Angivelse av partene, navn og adresse på selger og kjøper samt selgers organisasjonsnummer. Kjøpers adresse kan erstattes med hans organisasjonsnummer. Se nedenfor om spesialbestemmelser for kontantsalg.
Ytelsens art og omfang
Tidspunkt og sted for levering
Vederlag og betalingsforfall
Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert.
Dokumentasjon av kontantsalg
Kontantsalg betyr salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering.
Krav om kasseapparat eller ”annet likverdig system”. Det er unntak for bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 G. Det er forenklede krav ved salg på idrettsarrangementer o l.
Kasseapparatet skal være synlig for kunden, hvis ikke vanskelig gjennomførbart.
Kassesystemet skal dokumenteres.
Annet likeverdig system omfatter bl a:
Parkeringsautomater, billettsalgsystemer, kasseprogramvare for PC
Automatiserte ordre-/faktureringssystemer som brukes ved internett- og postordresalg.
Krav til kasseapparatet og ”annet likverdig system”
Innhold i salgsdokumentet (kvitteringen) som ved kredittsalg med følgende tillegg:
Daterte og nummererte summeringsstrimler (kassaruller)
Angivelse av klokkeslett for hvert salg.
Krav om utskrift av kvittering dersom beløpene som registreres ikke er lett synlige.
Daglig utarbeidelse av nummererte summeringsstrimler (Z-rapporter) der klokkeslett for utkjøring fremgår.
Avstemming mot opptelling av kassabeholdningen (dagsoppgjør).
Utvidede krav til dokumentasjon av kontantsalg
Angivelse av kjøper på salgsdokumentet (”motpartsangivelse”) skal minst inneholde kjøpers navn samt adresse eller organisasjonsnummer. Selger kan fravike dette kravet ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke når:
Varen eller tjenesten er beregnet på videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse eller vederlaget utgjør men enn kr 40.000 inkl. mva. (NB: Gjelder også salg til privatpersoner.)
Kontantsalg/-kjøp skal i disse tilfellene reskontroføres hos selger og kjøper. Selger kan bruke annet betryggende system. Selger plikter i alle tilfeller å angi kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om dette. Det skjer ved at selgeren signerer og stempler dokumentasjonen.
Kjøpers dokumentasjon av transaksjonen
Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivesle av kjøper utelates når vederlaget er lavere enn kr 1000 inkl mva. og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjeneste leveranse.
Når kjøper ikke er angitt, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet. Ved kjøp som er lagt ut av en ansatt på vegne av den bokføringspliktige, gjelder ikke beløpsgrensen på kr 1000. I slike tilfeller skal den ansatte utarbeide og signere en detaljert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene eller tjenestene.
Dokumentasjon av timeforbruk
Der er plikt til å dokumentere timeforbruk per ansatt i tjenesteytende næringer. De som utfører tjenester etter timebestilling skal dokumentere timebestillinger. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenesten og kundens navn. For de fleste innebærer dette å ta vare på den dokumentasjon (papir eller elektronisk) som man allerede har.
Dokumentasjon av arbeidede timer
Der er innført krav om at ansatte som helt eller delvis mottar godtgjørelse basert på antall arbeidede timer, må utarbeide timelister. Dokumentasjon av lønn mv. må senest foreligge på det tidspunktet det er anledning for den ansatte til å få den aktuelle ytelsen utbetalt. For de fleste innebærer dette å ta vare på den dokumentasjon (papir eller elektronisk) som man allerede har.
Spesifikasjoner
Rapporter
Oppbevaring
- Dokumentasjon (primær- og sekundær-dokumentasjon)
- Spesifikasjoner
- Rapporter
- Oppbevaring
Bestemmelsene om dokumentasjon finnes i Bokførinsglovens §§ 6, 10 og 11, og i Forskriftens kapitler 5 og 6. Det fremgår der at
Dokumentasjon er grunnlaget for bokføringen.
- Dokumentasjonen skal være korrekt og fullstendig, og vise berettigelsen av de bokførte opplysningene.
- Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse.
- Det er krav om toveis kontrollspor for sporbarhet.
Et eksempel på sporbarhet er å etablere referanse fra bilagene i regnskapet tilbake til fakturajournal og den enkelte faktura. Ved å nummerere fakturaen og legge dette inn i regnskapet sammen med de andre opplysningene fra fakturaen, kan fakturaen spores ved å ta utgangspunkt i regnskapet. Motsatt gir referansen muligheten til å ta utgangspunkt i fakturaen for å finne de bokførte opplysningene i regnskapet.
Bestemmelsene skiller mellom primær- og sekundærdokumentasjon:
Primærdokumentasjon skal oppbevares i Norge i 10 år etter regnskapsårets slutt og omfatter:
Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberegning
Bokføringsspesifikasjon (bokføringsjournal)
Kontospesifikasjon (hovedbok)
Kundespesifikasjon (kundereskontro)
Leverandørspesifikasjon (leverandørreskontro)
Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte
Spesifikasjon av merverdiavgift
Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser
Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger (for eksempel bilag og kassaruller)
Dokumentasjon av regnskapssystemet
Dokumentasjon av balansen (f.eks. kontoutdrag fra bank, kassetelling, varetellingslister)
Nummererte brev fra revisor
Sekundærdokumentasjonen skal oppbevares i Norge i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt og omfatter:
Avtaler, med unntak av avtaler av mindre betydning
Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon
Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet
Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift
Dokumentasjon av salg av varer og tjenester (utgående faktura)
Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjon.
Angivelse av partene, navn og adresse på selger og kjøper samt selgers organisasjonsnummer. Kjøpers adresse kan erstattes med hans organisasjonsnummer. Se nedenfor om spesialbestemmelser for kontantsalg.
Ytelsens art og omfang
Tidspunkt og sted for levering
Vederlag og betalingsforfall
Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert.
Dokumentasjon av kontantsalg
Kontantsalg betyr salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering.
Krav om kasseapparat eller ”annet likverdig system”. Det er unntak for bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 G. Det er forenklede krav ved salg på idrettsarrangementer o l.
Kasseapparatet skal være synlig for kunden, hvis ikke vanskelig gjennomførbart.
Kassesystemet skal dokumenteres.
Annet likeverdig system omfatter bl a:
Parkeringsautomater, billettsalgsystemer, kasseprogramvare for PC
Automatiserte ordre-/faktureringssystemer som brukes ved internett- og postordresalg.
Krav til kasseapparatet og ”annet likverdig system”
Innhold i salgsdokumentet (kvitteringen) som ved kredittsalg med følgende tillegg:
Daterte og nummererte summeringsstrimler (kassaruller)
Angivelse av klokkeslett for hvert salg.
Krav om utskrift av kvittering dersom beløpene som registreres ikke er lett synlige.
Daglig utarbeidelse av nummererte summeringsstrimler (Z-rapporter) der klokkeslett for utkjøring fremgår.
Avstemming mot opptelling av kassabeholdningen (dagsoppgjør).
Utvidede krav til dokumentasjon av kontantsalg
Angivelse av kjøper på salgsdokumentet (”motpartsangivelse”) skal minst inneholde kjøpers navn samt adresse eller organisasjonsnummer. Selger kan fravike dette kravet ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke når:
Varen eller tjenesten er beregnet på videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse eller vederlaget utgjør men enn kr 40.000 inkl. mva. (NB: Gjelder også salg til privatpersoner.)
Kontantsalg/-kjøp skal i disse tilfellene reskontroføres hos selger og kjøper. Selger kan bruke annet betryggende system. Selger plikter i alle tilfeller å angi kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om dette. Det skjer ved at selgeren signerer og stempler dokumentasjonen.
Kjøpers dokumentasjon av transaksjonen
Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivesle av kjøper utelates når vederlaget er lavere enn kr 1000 inkl mva. og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjeneste leveranse.
Når kjøper ikke er angitt, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet. Ved kjøp som er lagt ut av en ansatt på vegne av den bokføringspliktige, gjelder ikke beløpsgrensen på kr 1000. I slike tilfeller skal den ansatte utarbeide og signere en detaljert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene eller tjenestene.
Dokumentasjon av timeforbruk
Der er plikt til å dokumentere timeforbruk per ansatt i tjenesteytende næringer. De som utfører tjenester etter timebestilling skal dokumentere timebestillinger. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenesten og kundens navn. For de fleste innebærer dette å ta vare på den dokumentasjon (papir eller elektronisk) som man allerede har.
Dokumentasjon av arbeidede timer
Der er innført krav om at ansatte som helt eller delvis mottar godtgjørelse basert på antall arbeidede timer, må utarbeide timelister. Dokumentasjon av lønn mv. må senest foreligge på det tidspunktet det er anledning for den ansatte til å få den aktuelle ytelsen utbetalt. For de fleste innebærer dette å ta vare på den dokumentasjon (papir eller elektronisk) som man allerede har.
Spesifikasjoner
Rapporter
Oppbevaring
Visninger: 191
Merker: ajour, bokføringsloven, dokumentasjon, kassaapparat, kontantsalg, primærdokumentasjon, sekundærdokumentasjon, sporbarhet, timeforbruk
Kommenter
Bli tilhenger
Skilt
© 2012 Opprettet av Firmadrift.
Du må være medlem av Firmadrift.no for å kunne legge til kommentarer!
Bli med i Firmadrift.no