Oppbevaring av regnskapet – på papir eller elektronisk
Foruten eierne har også myndighetene, kreditorer og andre behov for og en rettmessig grunn til innsikt i hele eller deler av regnskapet. Det er da selvsagt at skal den regnskapspliktige kunne dokumentere hva som har skjedd, må regnskapet forefinnes i en akseptabel form og det må oppbevares i et minimum av tid etter at registreringen har skjedd. Bestemmelsene om oppbevaring finnes i Bokføringsloven §§ 13, og i Forskriften kapitlene 7 og 8.
I bestemmelsene skilles det mellom
Oppbevaring av dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering er definert som et av de grunnleggende bokføringsprinsippene. Oppbevaring av dette materialet er nødvendig for at regnskapsrapporteringen skal kunne dokumenteres i ettertid.
Oppbevaring av primærdokumentasjon skal gjøre det mulig å kontrollere realiteten og nøyaktigheten av regnskapsrapporteringen, mens oppbevaring av sekundærdokumentasjon kan gi tilleggsmuligheter for kontroll av fullstendighet av regnskapsrapporteringen, samt kontroll av riktigheten og korrekt periodisering av bokførte opplysninger.
Differensiert oppbevaringstid
Primærdokumentasjon (10 år):
Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning.
Lovbestemte spesifikasjoner.
Dokumentasjon av bokførte opplysninger (primærdokumenter).
Nummererte brev fra revisor.
Sekundærdokumentasjon (3,5 år):
Avtaler som gjelder virksomheten (unntatt avtaler av mindre betydning).
Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon.
Utgående pakksedler som foreligger på papir ved levering.
Prisoversikter som kreves etter lov og forskrifter.
Oppbevaringsmedium
Bokføringsloven stiller ingen spesifikke krav til oppbevaringsmedier. Dokumentasjonen av bokføringen kan oppbevares på papir eller elektronisk fra første dag. Men det er krav om at regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form, kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden, oppbevares ordnet og betryggende sikret mot ødeleggelse tap og endring og skal være sikkerhetskopiert.
Bokførte opplysninger (innholdet i spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering) som i utgangspunktet er bokført elektronisk, skal holdes elektronisk tilgjengelig i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Dette betyr i praksis at de bokføringspliktige ved overgang til nytt regnskapssystem ikke kan slette den elektroniske informasjonen før etter 3,5 år selv om man ”dumper” innholdet over på papir. Bokføringspliktige med mindre enn 5 mill NOK i årsomsetning eks mva er unntatt fra dette kravet.
Når det gjelder f eks utgående faktura er det tilstrekklelig at kopi oppbevares i regnskapssystemet når man lett kan skrive den ut ved behov.
Dessuten kan papirbilag for inngående faktuarer skannes og lagres elektronisk slik at de enkelt kan skrives ut fra systemet. Skattedirektoratet har uttalt at mottatte fakturaer kan makuleres etter at fakturaene er skannet og overført til et annet medium som oppfyller kravene for oppbevaring, under forutsetning at det er tatt sikkerhetskopi av de elektroniske fakturaene.
Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon til pliktig regnskapsrapportering og motsatt. I praksis betyr dette at det bør være samme arkiveringsrekkefølge av bilagene (f.eks. i perm sortert etter bilagsnummer) som presentasjonen i regnskapssystemet.
Om du bruker Ajour Office, kan du skanne inn alle papirdokumenter og knytte dem til transaksjoner og bilag. På den måten kan du oppbevare dokumentasjon elektronisk.
Dokumentasjon
Spesifikasjoner
Rapporter
I bestemmelsene skilles det mellom
Oppbevaring av dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering er definert som et av de grunnleggende bokføringsprinsippene. Oppbevaring av dette materialet er nødvendig for at regnskapsrapporteringen skal kunne dokumenteres i ettertid.
Oppbevaring av primærdokumentasjon skal gjøre det mulig å kontrollere realiteten og nøyaktigheten av regnskapsrapporteringen, mens oppbevaring av sekundærdokumentasjon kan gi tilleggsmuligheter for kontroll av fullstendighet av regnskapsrapporteringen, samt kontroll av riktigheten og korrekt periodisering av bokførte opplysninger.
Differensiert oppbevaringstid
Primærdokumentasjon (10 år):
Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning.
Lovbestemte spesifikasjoner.
Dokumentasjon av bokførte opplysninger (primærdokumenter).
Nummererte brev fra revisor.
Sekundærdokumentasjon (3,5 år):
Avtaler som gjelder virksomheten (unntatt avtaler av mindre betydning).
Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon.
Utgående pakksedler som foreligger på papir ved levering.
Prisoversikter som kreves etter lov og forskrifter.
Oppbevaringsmedium
Bokføringsloven stiller ingen spesifikke krav til oppbevaringsmedier. Dokumentasjonen av bokføringen kan oppbevares på papir eller elektronisk fra første dag. Men det er krav om at regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form, kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden, oppbevares ordnet og betryggende sikret mot ødeleggelse tap og endring og skal være sikkerhetskopiert.
Bokførte opplysninger (innholdet i spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering) som i utgangspunktet er bokført elektronisk, skal holdes elektronisk tilgjengelig i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Dette betyr i praksis at de bokføringspliktige ved overgang til nytt regnskapssystem ikke kan slette den elektroniske informasjonen før etter 3,5 år selv om man ”dumper” innholdet over på papir. Bokføringspliktige med mindre enn 5 mill NOK i årsomsetning eks mva er unntatt fra dette kravet.
Når det gjelder f eks utgående faktura er det tilstrekklelig at kopi oppbevares i regnskapssystemet når man lett kan skrive den ut ved behov.
Dessuten kan papirbilag for inngående faktuarer skannes og lagres elektronisk slik at de enkelt kan skrives ut fra systemet. Skattedirektoratet har uttalt at mottatte fakturaer kan makuleres etter at fakturaene er skannet og overført til et annet medium som oppfyller kravene for oppbevaring, under forutsetning at det er tatt sikkerhetskopi av de elektroniske fakturaene.
Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon til pliktig regnskapsrapportering og motsatt. I praksis betyr dette at det bør være samme arkiveringsrekkefølge av bilagene (f.eks. i perm sortert etter bilagsnummer) som presentasjonen i regnskapssystemet.
Om du bruker Ajour Office, kan du skanne inn alle papirdokumenter og knytte dem til transaksjoner og bilag. På den måten kan du oppbevare dokumentasjon elektronisk.
Dokumentasjon
Spesifikasjoner
Rapporter
Visninger: 414
Merker: ajour, bilag, bokføringsloven, bokføringsprinsipper, dokumentasjon, elektronisk, faktura, inngående, oppbevaring, oppbevaringsmedium, Mer...
Kommenter
Bli tilhenger
Skilt
© 2012 Opprettet av Firmadrift.
Du må være medlem av Firmadrift.no for å kunne legge til kommentarer!
Bli med i Firmadrift.no