Kom igang med KID på fakturaer og ta purrerutinen selv
Å komme igang med KID-nummer på utgående fakturaer er enklere enn man tror, og når du først har skjønt gangen i det, blir outsourcing av purrerutinen helt unødvendig, og du sparer gode penger. Har du 1000 utgående fakturaer i året, sparer du fort 40.000 kroner i året hvis du tar alt selv.
Her er oppskriften:
Trinn 1
Se Hjelpen i programmet ditt og aktiver KID nummer. Noen regnskapsprogrammer lar deg velge mellom flere KID-nummer-moduluser som det heter, for eksempel modulus 11 med kidnummerlengde 15
Trinn 2
På datamaskinen trenger du en font som heter OCR-B 10 Pitch BT, slik at du får riktig font/ bokstavtype på sifferne i feltet for KID, hvis du sender papirgiroer. Det er mulig at også elektroniske avlesere trenger denne fonten for å kunne lese av sifferne korrekt. Her får andre kommentere meg. Du kan sjekke C:\Windows\Fonts om du har den. Hvis ikke, be om å få den fra programvareleverandøren av regnskapssystemet. Når du mottar fonten, kopier den rett inn i C:\Windows\Fonts
Trinn 3
Opprett en testkunde, kall gjerne kunden BBS v/ Testgruppen
Trinn 4
Generer 20 testfakturaer fortløpende til testkunden du opprettet i trinn 3, og skriv de ut på fakturablankett med giro. Du kan godt generere fakturaer med sum null, hvis du vil slippe å lage kreditnota på det etterpå. (dette er ikke noe reelt salg)Pass på at alle blir generert med KID, og at siffer treffer det skal.
Trinn 5
Skriv et brev adressert til
BBS v/ Testgruppen
0045 OSLO
og fortell i brevet hvilken modulus og KID lengde du har brukt for å generere KID nummerne på de 20 testgiroene du legger ved i konvolutten til adressen over. Fortell hvilken bank du bruker og kontonummer som kundene betaler inn pengene til. Oppgi også din epost, for at testgruppen enklere kan kontakte deg. Eksempel på svar fra BBS Testgruopen kan være:
"Mottatte testgiroer er OK. KID modulus 11, lengde 15 leveres til registrering. KID vil være oppdatert fra dato XXX"
Trinn 6
Kontakt banken din og fortell at du har levert testgiroer til BBS og fortell at du trenger en OCR avtale tilknyttet kontoen kundene skal betale inn til. Du kan også be banken ordne det slik at dersom enkelte kunder ikke benytter KID, får du beskjed til epost med melding om kreditering direkte fra BBS distribusjon. Denne blir som oftest sendt ut via epost på kvelden den datoen kunden som ikke benyttet KID betalte inn beløpet.
Trinn 7
Fra BBS mottar du en avtaleID og kundeID som du legger inn i regnskapssystemet under faste oppsett, betalingsformidling (se hjelpen for ditt program)
Du mottar videre instrukser fra BBS om hvordan du får hentet ned og installert et SSL sertifikat, du importerer i nettleseren og i den prosedyren genererer et valgfritt passord du autentisierer sertifikatet mot, slik at du får logget inn på enett.bbs.no for å hente ned ocr filer.
Er det KID nummerinnbetalinger en gitt dato, vil ocr filen for den datoen bli lagt ut på enett.bbs.no rundt klokken 16, slik at du får lastet den ned. Denne ocr filen importerer du i regnskapsprogrammet, og programmet vil automatisk avregne innbetalinger mot korresponderende åpne fakturakrav. Var det for eksempel innbetalinger av 20 fakturaer, vil regnskapsprogrammet autoføre innbetalingene på 1-2-3. Du er ferdig på 5 sekunder!!!
Fordelen er at har du flere åpne krav på samme kunde, kanskje med like beløp, vil programmet selv vite hvilke fakturaer hver innbetalinger er mot, basert på KID nummeret.
Når du nå skal purre på utestående, se igjen i hjelpen for programmet ditt. Mange programmer har en massepurringsknapp, og programmet genererer purreforslag. Dette er gjort på noen sekunder! Skriv ut fakturaene og send ut!
Etter min mening er det helt unødvendig å sette bort denne purrerutinen. Du sparer minst 40 kroner per faktura som skal følges opp via outsourcing og du beholder purregebyret selv.
Ved å sette dette bort til andre, får du uansett så mange rapporter av disse å forholde deg til (renteinntekter osv osv) du må føre i regnskapet, og du drukner i andre bilag å føre.
Eksempel:
Du sparer 40.000 ++ kroner i året dersom du har 1000 utgående fakturaer pr år.
Sender du ut 100 purrenotaer i året og gjør jobben selv, er dette en renteinntekt på 59 kr i purregebyr X 100 = 5900
Total besparelse pr år: 45.900,-
Her er oppskriften:
Trinn 1
Se Hjelpen i programmet ditt og aktiver KID nummer. Noen regnskapsprogrammer lar deg velge mellom flere KID-nummer-moduluser som det heter, for eksempel modulus 11 med kidnummerlengde 15
Trinn 2
På datamaskinen trenger du en font som heter OCR-B 10 Pitch BT, slik at du får riktig font/ bokstavtype på sifferne i feltet for KID, hvis du sender papirgiroer. Det er mulig at også elektroniske avlesere trenger denne fonten for å kunne lese av sifferne korrekt. Her får andre kommentere meg. Du kan sjekke C:\Windows\Fonts om du har den. Hvis ikke, be om å få den fra programvareleverandøren av regnskapssystemet. Når du mottar fonten, kopier den rett inn i C:\Windows\Fonts
Trinn 3
Opprett en testkunde, kall gjerne kunden BBS v/ Testgruppen
Trinn 4
Generer 20 testfakturaer fortløpende til testkunden du opprettet i trinn 3, og skriv de ut på fakturablankett med giro. Du kan godt generere fakturaer med sum null, hvis du vil slippe å lage kreditnota på det etterpå. (dette er ikke noe reelt salg)Pass på at alle blir generert med KID, og at siffer treffer det skal.
Trinn 5
Skriv et brev adressert til
BBS v/ Testgruppen
0045 OSLO
og fortell i brevet hvilken modulus og KID lengde du har brukt for å generere KID nummerne på de 20 testgiroene du legger ved i konvolutten til adressen over. Fortell hvilken bank du bruker og kontonummer som kundene betaler inn pengene til. Oppgi også din epost, for at testgruppen enklere kan kontakte deg. Eksempel på svar fra BBS Testgruopen kan være:
"Mottatte testgiroer er OK. KID modulus 11, lengde 15 leveres til registrering. KID vil være oppdatert fra dato XXX"
Trinn 6
Kontakt banken din og fortell at du har levert testgiroer til BBS og fortell at du trenger en OCR avtale tilknyttet kontoen kundene skal betale inn til. Du kan også be banken ordne det slik at dersom enkelte kunder ikke benytter KID, får du beskjed til epost med melding om kreditering direkte fra BBS distribusjon. Denne blir som oftest sendt ut via epost på kvelden den datoen kunden som ikke benyttet KID betalte inn beløpet.
Trinn 7
Fra BBS mottar du en avtaleID og kundeID som du legger inn i regnskapssystemet under faste oppsett, betalingsformidling (se hjelpen for ditt program)
Du mottar videre instrukser fra BBS om hvordan du får hentet ned og installert et SSL sertifikat, du importerer i nettleseren og i den prosedyren genererer et valgfritt passord du autentisierer sertifikatet mot, slik at du får logget inn på enett.bbs.no for å hente ned ocr filer.
Er det KID nummerinnbetalinger en gitt dato, vil ocr filen for den datoen bli lagt ut på enett.bbs.no rundt klokken 16, slik at du får lastet den ned. Denne ocr filen importerer du i regnskapsprogrammet, og programmet vil automatisk avregne innbetalinger mot korresponderende åpne fakturakrav. Var det for eksempel innbetalinger av 20 fakturaer, vil regnskapsprogrammet autoføre innbetalingene på 1-2-3. Du er ferdig på 5 sekunder!!!
Fordelen er at har du flere åpne krav på samme kunde, kanskje med like beløp, vil programmet selv vite hvilke fakturaer hver innbetalinger er mot, basert på KID nummeret.
Når du nå skal purre på utestående, se igjen i hjelpen for programmet ditt. Mange programmer har en massepurringsknapp, og programmet genererer purreforslag. Dette er gjort på noen sekunder! Skriv ut fakturaene og send ut!
Etter min mening er det helt unødvendig å sette bort denne purrerutinen. Du sparer minst 40 kroner per faktura som skal følges opp via outsourcing og du beholder purregebyret selv.
Ved å sette dette bort til andre, får du uansett så mange rapporter av disse å forholde deg til (renteinntekter osv osv) du må føre i regnskapet, og du drukner i andre bilag å føre.
Eksempel:
Du sparer 40.000 ++ kroner i året dersom du har 1000 utgående fakturaer pr år.
Sender du ut 100 purrenotaer i året og gjør jobben selv, er dette en renteinntekt på 59 kr i purregebyr X 100 = 5900
Total besparelse pr år: 45.900,-
Visninger: 84
Merker: bbs, fakturering, kid, ocr, purring
Kommenter
Bli tilhenger
Skilt
© 2012 Opprettet av Firmadrift.
Du må være medlem av Firmadrift.no for å kunne legge til kommentarer!
Bli med i Firmadrift.no